Selecteer een pagina

CRM – Hoe kies je het juiste systeem?

Leestijd: 6 minuten
Het kiezen van het juiste customer relationship management (CRM) of klantrelatiebeheer systeem kan behoorlijk overweldigend zijn. Met zoveel opties om uit te kiezen, elk met een eigen set functies, kun je met de verkeerde keuze al snel veel geld en tijd verliezen. Het is daarom belangrijk om de voordelen en mogelijkheden van een geïntegreerd CRM-systeem te begrijpen voordat je begint aan het selectieproces.

Wat is een CRM-systeem?

Zoals de naam al doet vermoeden, is CRM-software een systeem voor het beheren van relaties met jouw (potentiële) klanten. Veel bedrijven hebben deze informatie op verschillende plekken binnen het bedrijf opgeslagen. Verspreid over meerdere excel sheets, in de inbox van de verkoopmedewerker of in de stapel facturen binnen de administratie. Een CRM-systeem lost dit in één klap op. Er zijn verschillende gebruiksdoelen voor een CRM-systeem: in deze blog gaan we vooral in op de mogelijkheden die een CRM-systeem kan bieden voor het werven van nieuwe klanten.

Waarom een CRM-systeem?

Een bedrijf met groeiambities heeft een systeem nodig waar op één centrale plek alle informatie over leads, prospects en klanten zich bevindt. Zodoende worden er geen opportunities gemist en zorg je dat de juiste activiteiten op het juiste moment door de juiste medewerker kunnen worden uitgevoerd. Met als resultaat meer nieuwe klanten en een hogere omzet. Bovendien is er zo op bedrijfsniveau inzichtelijk wat de verwachte omzet is, hoeveel nieuwe klanten er in de pijplijn zitten en wat de status van elk acquisitietraject is.

Voor wie is een CRM-systeem geschikt?

Elk bedrijf, ongeacht de grootte, kan profiteren van een CRM-software. De voordelen worden groter naarmate er meer afdelingen en medewerkers actief zijn bij het werven van klanten.

Als bijvoorbeeld een account wordt aangedragen door een marketeer, die vervolgens wordt benaderd door een telemarketeer en daarna wordt overgedragen aan een accountmanager, dan is het essentieel om alle informatie en contacthistorie op een centrale plek beschikbaar te hebben. Zo wordt de kans op het sluiten van de deals aanzienlijk vergroot.

Hoe kies je het juiste CRM-systeem?

Ben je overtuigd van de voordelen? Dan ben je klaar voor de volgende stap! Het kiezen van het juiste CRM-systeem. Houd rekening met de volgende aspecten in jouw zoektocht naar een passende tool.

1. Waarvoor wil je het CRM-systeem gebruiken?
Nieuwe klanten werven of bestaande klanten beter bedienen? Wil je ook dat er marketing toepassingen mogelijk zijn zoals het nurturen van prospects door middel van geautomatiseerde e-mails? Wil je dat de telemarketeers ook met dit systeem werken zodat je actueel overzicht hebt in de progressie ten behoeve van het maken van acquisitie afspraken voor de accountmanagers?

Niet elk CRM biedt alle mogelijkheden. Het is daarom belangrijk jouw sales proces inzichtelijk te hebben en je wensenlijstje compleet hebt zodat je weet welke functionaliteiten nodig zijn.

2. Is het CRM-systeem gebruiksvriendelijk?
Ongeacht het aantal functies dat een systeem belooft, als het niet gebruiksvriendelijk is, zullen jouw medewerkers de volledige potentie niet benutten. Zorg ervoor dat je een CRM-systeem selecteert wat logisch in elkaar zit en makkelijk te begrijpen is. Dit verhoogt de gebruikersacceptatie.

Vraag de leverancier vooraf om trainingssessie om medewerkers wegwijs te maken binnen het CRM-systeem.

3. Hoe is de customer support?
Zoals met elke software kunnen er altijd nog vragen of andere problemen zijn die zich onverhoopt voordoen. De support vanuit de leverancier is daarom extra belangrijk. Hoe snel worden vragen beantwoord en zijn de antwoorden dusdanig dat de gebruiker ook echt meteen verder kan? Wat zijn de openingstijden en zijn er opties voor vragen buiten kantooruren? Worden er kosten in rekening gebracht bij bepaalde services?

Zoek naar een CRM-leverancier dat toegewijd is aan het verlenen van hoogwaardige service en de middelen heeft om efficiënt vragen en feedback af te handelen.

4. Kun je het CRM-systeem naar jouw wensen inrichten?
Verschillende bedrijven hebben verschillende processen en wensen. Grote ondernemingen hebben waarschijnlijk meer behoefte aan een complexe maatwerkoplossing met integratiemogelijkheden. Kleinere organisaties hebben vaak genoeg aan een basisoplossing, waar zij velden, tabellen en velden naar hun behoeftes kunnen aanpassen. Belangrijk is dat je inzichtelijk hebt hoe jouw sales proces in elkaar steekt. Wat zijn de verschillende stappen binnen de sales pijplijn? Wat zijn de lead bronnen? Wat zijn de redenen dat een deal niet doorgaat?

Zorg dat je vooraf goed weet wat voor jouw bedrijf van toepassing is.

5. Wat zijn de uitbreidmogelijkheden via add-ons en API’s?
Zijn er veel add-ons beschikbaar en is er de mogelijkheid andere applicaties te integreren door middel van een Application Program Interfaces (API’s)? Add-ons en API’s vergroten de flexibiliteit van je CRM-systeem omdat je zo eenvoudig andere tools kunt toevoegen en gebruiken binnen je eigen CRM omgeving. Dit kan vooral handig zijn als jouw bedrijf al bepaalde applicaties gebruikt die ook een add-on- of API mogelijkheid bieden en daarmee de koppeling tussen jouw applicaties en het nieuwe CRM-systeem vergemakkelijkt.

Het voordeel van uitbreiden met API’s of add-ons is dat je zelf kunt bepalen van welke leverancier jij de extra functionaliteiten wilt gebruiken en niet gebonden bent aan de leverancier van het CRM systeem.

6. Wat kan er worden geautomatiseerd?
De juiste automatiseringen kunnen bedrijven een aanzienlijke hoeveelheid tijd en geld besparen. Processen tussen marketing, sales en klantenservice kunnen gestroomlijnd worden, waardoor een betere samenwerking tussen afdelingen ontstaat. De gegevens in het CRM-systeem blijven door automatisering actueel, met weinig inspanning. Hierdoor kunnen jouw medewerkers zich richten op wat écht belangrijk is: het binnenhalen van de prospect.

7. Wat zijn de kosten van het CRM-systeem?
De kosten van CRM-applicaties lopen sterk uiteen. Over het algemeen betaal je een vast bedrag per gebruiker per maand. Prijzen kunnen variëren vanaf €20 per gebruiker tot duizenden euro’s per maand, afhankelijk van de mogelijkheden die het systeem biedt en wat je als afnemer gaat gebruiken. Wees voorzichtig met gratis CRM-systemen. Hier worden vaak flink hogere kosten in rekening gebracht voor uitbreiding via extra functies. Zodra jouw bedrijf groeit en meer diensten nodig heeft kunnen de kosten aanzienlijk in de papieren lopen.

Wat raden wij aan?

CRM systeem PipedrivePipeline Factory is partner van Pipedrive, een gebruiksvriendelijk CRM-systeem met een zeer goede support. Wij zetten Pipedrive in voor zowel onze klanten als voor onze eigen activiteiten. We hebben Pipedrive gekozen omdat het zich vooral richt op het werven van nieuwe accounts en beheren van de sales pijplijn. Pipedrive heeft een API mogelijkheid en met de vele add-ons heb je uitstekende uitbreidingsmogelijkheden. Tenslotte biedt Pipedrive een uitstekende prijs/kwaliteitverhouding.

Pipeline Factory richt Pipedrive in en integreert deze met applicaties die reeds door de klant gebruikt worden. Als je Pipedrive via ons aanvraagt kun je het bovendien 30 dagen gratis proberen.[

Over Pipeline Factory

Pipeline Factory zorgt voor gekwalificeerde acquisitiegesprekken met potentiële klanten. Onze aanpak is resultaatgericht en kenmerkt zich door een combinatie van Telemarketing, Online Marketing en Contentproductie. We hebben ruime ervaring met ICT bedrijven met lange salestrajecten en complexe dienstverlening. We zorgen voor structurele groei en werken nauw samen met onze klanten.

Meer weten? Neem contact met ons op.